资料的搜集、整理
发布时间: 2018-09-12 【字体:
 

  

资料的搜集、整理

  地方志书,是全面系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。 资料是志书的基础,是志书的生命,方志没有丰富翔实的资料,就成了无源之水,无本之木。资料的搜集、整理与运用,是方志编纂中的关键一环。

  新一轮方志纂修,对方志资料的收集、整理与运用,提出了新的、更高的要求。我们要在党的路线、方针、政策指导下,收集各地、各业在党的领导下,推进改革开放,进行社会主义现代化建设的重要现实资料,并科学整理运用,以充分反映全面建设小康社会、实现社会主义现代化这一伟大壮丽的事业。

  一、资料分类

  资料按其来源,大致可分为文字资料、实物资料、口头资料、网络资料4类。

  1.文字资料

  文字资料是指以书面文字形式存在的资料。包括以下几方面:

  文献档案。档案是历史活动的真实记录和具体反映。文献是指具有历史价值的文字资料,许多文献资料已经入档,但仍有大量资料没有入档,散存于各个单位和各种形式的文字载体中,应该注意收集。档案和文献都是编志最主要的资料来源。

  报刊图书。包括各时期报纸刊物上关于某一方面或某地的报道、文章等。报刊资料是历史活动的真实或曲折的记录,所记载的内容丰富具体,有较高的史料价值,是编修志书重要的资料来源。有关本地区、本部门和相邻地区、部门的出版物,记载了当地的情况。这些资料对于方志编纂也十分有用,编纂时可以批判地运用。

  私人著述。包括当事人、当地人的笔记、手稿、函电、笔记、诗文、回忆录、调查记录、演讲稿等,这些资料无论是否正式刊出,往往都具有很高的史料价值,能够补充档案资料的不足,在资料收集时应注意收录。

  2.实物资料

  实物资料是指具有资料价值的实物。主要有以下几种:

  遗址、遗迹。这些资料能够提供前人日常生活、社会活动、文化发展等相关情况,对于考察历史往往能够提供极具价值的资料。

  文物。蕴藏丰富的文物,真实地记录了事物的本来面貌,甚至本身就是事物的本来面目,因此有的甚至比文字更可靠,更富有生命力。方志部门可以和有关部门合作,把这些实物拍成照片,直接运用于志书中,并准确说明,以证实历史事实。

  图片资料。各类图片能够真实地反映当地政治、经济、文化、社会、军事、自然、人物等场景和面貌,是方志资料的重要组成部分。

  碑刻。用以刻石记事的碑刻及其碑文,内容涉及自然、经济、政治、文化等方面,从不同角度反映真实的历史,是编修方志的珍贵资料。

  3.口头资料

  口头资料又称活资料,是指保存在当事者、知情人记忆中的和在群众中口头流传的资料。这些资料往往更能反映社会的真实情况,是志书记述社会关系,反映人的品格、业绩与精神面貌,从而使志书更好地体现真实性的不可缺少的素材。

  4.网络资料

  随着计算机网络的兴起,通过因特网获取资料成为最迅速、方便的方法。我国已有吉林、黑龙江、福建、山东等省建立省情资料信息网,这为查阅网络资料提供了便利条件。

  收集资料要尽可能在“广”和“全”上下功夫。“广”指收集的面要广,“全”指收集应具有深度。只有广征博采,宁多勿缺,才能使志书的编修具有坚实的基础。特别是新一轮方志纂修,要多注意收集1978年改革开放以来,尤其进入21世纪全面建设小康社会的新情况、新资料。

  二、资料收集准备

  进行资料收集工作之前,应根据所编志书的大体内容,围绕每部志书的框架结构,篇、章、节、目设置,拟订资料的征集提纲,根据本地区或本部门的特点,按照每部志书的基本框架,列出各时期的重大事件与问题,划分成几大部分,研讨出可以付诸实施的资料收集提纲,形成一个完整的资料收集系统。

  与此同时,要做好有关人员分工,明确各自任务。参与编修志书人员应亲身参与资料收集,这样可以确保资料收集的质量。在收集时应尽可能多地占有资料,不仅要收集正面资料,而且要收集反面资料,对同一事件的不同记载应全部收录,以保证资料的完整性。

  具体操作应遵循“三先三后”原则。一是“先内后外”。先收集本部门、本系统的有关资料,采访本单位、本部门的知情者,然后再收集其他单位、其他地区的资料,这样可以避免舍近求远,延误时间。二是“先急后缓”。先收集在世人的口头资料,或即将工作变动的同志所掌握的资料,以免失去时机。对需要销毁或可能被毁的资料,更应及时抢救或收集。三是“先远后近”。先收集离现在时间较远的资料,再收集现有资料,也即先收集近志书上限的资料,后收集近志书下限的资料。以时间为序,既便于尽可能多地保存较早期的资料,又使整体资料条理清楚。

  三、资料收集基本途径

  方志编纂的过程实际上就是资料收集并消化吸收的过程,因此资料的收集至关重要。在收集资料时,应尽可能多地占有资料,凡是和志书内容相关的资料都要详加收集,博采略取,对收集到的资料再进行精细加工。

  方志资料收集可通过以下9条途径进行。

  1.查阅档案

  档案能够为修志提供重要的资料,应着重收集。收集的过程可分两步完成:

  第一步,查阅本单位自存的文书档案。这一过程可将查阅档案和清理档案结合起来,弄清本单位自有资料的数量、类型、涉及的范围、各类资料的情况、欠缺的资料等。因为工作量较大,可考虑多派一些人集中收集整理。

  第二步,到档案馆查阅。去档案馆查阅资料应遵循“先近后远”的原则。查找档案线索可利用档案馆的各种检索工具,如案卷目录、重要文件目录、专业目录、全宗介绍、专题介绍、专题卡片等。各种档案资料收集齐全后,要将属于同一范围的档案资料汇集在一起,并考证整理,便于利用。

  2.查阅书籍报刊资料

  书籍报刊,特别是记载本地区、本系统情况的书籍和本地区的专业性报刊,保存大量有用的信息,是资料收集的重点。在查阅资料时,可先列出书目和报刊文章目录,直接到图书馆或有关单位查阅,这样查阅目标明确,可以提高工作效率。除了利用历史资料外,还要注意对现有资料的利用,如当地的人口普查、地名普查、土地资源普查、农业普查、工业普查、第三产业普查等资料。这些资料都已编印成册,查阅方便,使用可信。

  3.收集活资料

  由于一些因素的影响,有些史事没有书面记载,给方志编纂的书面资料收集带来困难。这就需要通过访问当事人、见证人或对这些事情有了解的相关人士,记录这些内容,以弥补缺失。

  收集活资料主要有3种方式:一是请进来,即通过举行座谈会,邀请有关人士参加,通过座谈的方式了解当时的史事,并记录归类,考证后存档以备写作时使用。二是走出去,修志人员登门拜访当事人。这种方法使当事人可以不受时间的限制,尽可能多地回忆当时的情况,且还可以让其家人协助回忆,效果较好。三是约请有关人员撰写回忆录。

  4.实地调查

  通过实地调查可以获得生动、具体的第一手资料,因此,实地调查也是收集资料的主要途径之一。在实地调查时,还可以借助照相、绘图、录音录像等现代科技手段配合资料收集,使资料的类型更加丰富,表现力更强,也便于更好地保存。

  5.利用方志馆馆藏资料和地情资料库所藏资料

  我国已有十多个省份建立方志馆,许多市、县也建立方志馆。作为专门的方志收藏部门,方志馆收藏许多地区性或全国性的方志资料,是方志资料存储的宝库。资料收集人员可以通过查阅或借阅的形式,利用方志馆藏资料,复印、抄录自己所需要收集的资料。

  还有一些省份建立了省情资料库,这些省情资料库收集大量丰富的地情资料或与方志有关的资料,而且形式十分丰富,声、像、图、文并存。省情资料库的资料收集工作可通过计算机检索出所需资料,全文拷贝保存入磁盘或打印,应用十分方便,应多注意收集。

  6.广泛征集资料

  在组织专职人员集中力量收集资料的同时,还要广泛发动群众和基层单位提供资料。可通过发布文告征集,布置所属重点单位写志,印发调查表、调查提纲由基层单位撰写,发动知情者提供资料等方式进行。

  7.查阅外文资料

  新中国成立后,特别是改革开放以来,中国对外交往日益频繁,签订许多条约、协定、合资合作项目,以及贸易合同、援外等项目,留下丰富的外文资料(以及中文资料)。这些资料从不同角度记载一些历史事实,对方志编纂很有帮助。为此资料收集人员可根据图书馆、档案馆的分类卡片或索引,查找有关本地的外文资料,以补充中文资料的不足,丰富志书的内容。

  8.收集缩微资料

  缩微资料是以感光材料为存储介质,以缩微照片为记录手段而产生的一种信息存储和传播媒体,包括缩微胶卷、缩微胶片、缩微卡片、缩微印刷品等。许多珍贵的历史地理资料,就是以缩微资料的形式保存在各大图书馆、博物馆里的。这种资料存储方式的特点是存储密度高、体积小、价格便宜、传递方便;但也有缺点,缩微资料不能直接阅读,需要将其复制放大后方可使用。

  9.网上收集资料

  国际互联网的普及使人们通过网络查阅资料变得十分方便、快捷。互联网可以让人们查阅国内外网站上的所有资料,大大方便方志资料的收集。现在,许多档案馆、图书馆、官方的政府网站、机关网站、企业网站、行业网站等已经普遍采用计算机存储资料,不少资料已经上网,大大方便人们的网上资料收集。另外,许多省份已经建立省情信息网,这为人们利用因特网查阅地情资料提供有利条件。随着时代的发展,技术的不断进步,网上资料必将成为重要的方志资料。

  除了上述资料收集途径外,还可以通过收集音像资料来获得方志编纂所需资料,如录音带、幻灯片、电影片、录像带、光盘等。

  三、资料收集具体方法

  1.全文复印或抄录

  一些综合性资料,暂时无法分类的、具有很高价值的珍稀文献,或者非主题资料,准备作为旁征和参考用的,可以全部复印或抄录,以后根据需要使用,或原样收藏,或再作进一步整理。方志工作人员在收集资料时应注意掌握收录的标准,只收取有关的资料,从而提高资料的利用率,也可以降低时间成本和经济成本。

  2.摘要抄入卡片

  在收集资料时可以按照一事一卡的原则直接摘要抄入文摘卡,根据各地的经验,有的以章,有的以节,还有的细到以目为一事记入一卡。卡片表头内容有:分类、编号、资料题目、资料种类、保存单位、原馆藏编号、原文题目、著译者、卷、期、册、页、形成年代、出版时间、被采访人、性别、年龄、学历、职务、单位、住址、采访人、摘抄人、摘抄日期、摘抄内容等。一单位卡片规格应力求一致,以便于管理和利用。

  3.采访记录

  采访活资料时,无论是开座谈会还是单独访谈,都应该做好记录。采访记录要全,要忠于讲述者的原义,并使用讲述者讲话的语气记录。采访结束后,要及时整理清楚,并交给讲述者审阅签字。如果条件具备,采用录音或录像效果会更好。另外,也可请讲述者事后写成材料。在采访记录的表头上,要注明被采访者的姓名、性别、年龄、学历、职务、单位、住址、采访人、采访时间等。但以上这些做法都应得到采访者的同意。

  4.考察记录

  为了考察某些历史遗迹,为了寻访新的资料,或为了印证旧志书中的记载,往往需要带着问题进行实地考察,通过亲历、亲问,了解事情的原委,辨明事情的真假,从而保证资料的真实可靠性。实地考察时要随时将调查的情况和测量的数据记录下来,必要时还要进行摄影、摄像和测绘,以求资料的真实、准确。

  在具体的收集资料过程中,应做到:一是按照事先拟订的篇目制定资料收集提纲,资料应按照提纲去收集,做到目的明确。二是应坚持采编结合,边收集、记录,边整理、编写,以迅速熟悉和掌握所收集资料的情况。三是要注意资料收集的深度、广度。收集资料时应弄清资料的来龙去脉,前因后果,这样运用资料时才会得心应手。资料收集时还要注意收集到的统计数据齐全,既要收集点上的资料,又要收集面上的资料。四是要注意收集资料的灵活性。

  首轮修志,在资料收集上下了不少功夫。但也存在一些问题,诸如:“谱今有余,略古太过”,造成历史上(特别是民国时期、“文化大革命”时期)资料的重大缺漏;“静态资料多,动态资料少”,出现“见物不见人”情况;“档案资料多,口碑资料少”,难以相互印证和生动记述;“资料照抄照录,出处记载不清”,难以查对核实,等等。在新一轮修志中,这些问题都需引起注意。

  四、资料鉴别

  收集、整理、保存资料,其目的全在利用,而在利用资料之前必须对资料进行鉴别和选择。如果没有确凿无误的史料作基础,志书就很难传信后世。志书的资料来源广,种类多,数量大,时间长,一事异载、一题几说、真伪相间、正误互见等问题在所难免。这就需要对资料进行严格的核实、甄别、考证、校正。资料的考订工作要贯穿于志书编纂的全过程,以达到万无一失。在进行资料的鉴别中,必须坚持实事求是的原则,不唯上、不唯书、只唯实。

  1.鉴别资料真伪

  一是从资料来源分析其真实性与可靠性。首先要看资料的类型,资料来自档案、书刊、口头时,一般应以档案资料为准。另外还要看资料为何人所提供,根据资料提供者的身份、地位、职业等进行判断。由于资料来源不同,同一事件,会有不同的记载,必须经过比较分析,判断其真实性。

  二是从资料内容本身判断资料的真实性和重要性。首先从资料涉及的时间、地点、人物分析、辨别真伪;其次从史料的内容分析、判断其反映的问题是否真实,与事实是否相符合。

  三是从稿本分析。首先看稿本是原始记录还是根据原始记录整理后的成文。其次看稿本是属于草稿、底稿还是正稿。一般说来,正稿属于定稿,准确可靠,价值大,比其他两种形式更为可信。

  2.鉴别资料正误

  一是书证。即将同一问题在同一本书内或在不同文献之间进行对照比较,其中要注意有些文献会有以讹传讹的情况。具体可分为两类:一类是内证法,即以本书证本书。具体方法是根据同一部书中所记录的同一资料的同异进行判断。另一类是外证法,即用本书以外的材料来比较分析本书记载的正误。在占有丰富资料的基础上,将记载同一时间、地点和同一事物的各种资料集中,认真排比对证,分析研究,以判断资料的真伪。

  二是物证。即以实物资料验证文献资料或者口碑资料,以防史实不真、错漏、讹误。必须重视调查访问和实地考察工作,用实物资料考订事实。

  三是人证。即用口碑资料验证文献资料,通过知情人和各界人士进行核实。

  四是理证。即运用逻辑推理论证资料正误。它以验证人的思想水平、学识水平并运用辩证逻辑推理判断是非。有些资料不需要用其他资料对比论证,只用推理的方法,找出矛盾进行分析,就能判断真伪。有时资料的失误十分隐蔽,需要志书编修人员对之进行严密的推理论证,以辨明真伪。

  五是要用阶级分析的方法进行鉴别。编志所用的许多历史资料,来自社会的书刊、档案,打着深深的阶级烙印,对此,修志工作者应有清楚的认识,注意用阶级的观点进行分析。

  六是要对资料进行若干技术性的鉴别和考核。包括:从鉴别原始资料出发,由保存经过和流传过程考核真伪;从制作史料的原料和技术鉴别史料的真伪;从史料的行文格式、思想主题及其变化是否适合当时当地的制度、规定考核史料;从史料印章的样式、尺寸、花纹、字体、文字内容的变化鉴别真伪;从史料的字体、文字的变化进行考订;用理证的方法进行鉴别等等。

  五、资料整理与分类

  通过各种途径收集到的大量资料,内容丰富,种类繁多,应认真整理,确保资料真实、可信,为方志编纂做好准备工作。对方志资料的整理和分类,有利于检查资料、熟悉资料,提高资料的利用效率,提高方志的编纂速度,起到事半功倍的效果。

  由于搜集资料工作量大,时限跨度长,不能等资料搜集齐全以后再开始整理,而应边搜集边整理。资料的整理大致有以下几个步骤:

  1.编号登记

  资料收集后,首先要按先后顺序编号登记。登记方法主要有3种:一是建立《文献资料登记簿》,内容包括顺序号、资料名称、编纂者、出版时间、资料来源、提供或摘抄人、资料种类(书籍、报刊、档案、账簿、合同、契约规章、手稿、书信、日记等)、备注等。二是建立《实物资料登记簿》,内容包括顺序号、资料名称、发现时间、地点、提供资料者姓名、单位、住址、实物种类、应付报酬、备注等。三是建立《口头资料登记簿》,内容包括顺序号、资料名称、被采访人、性别、年龄、职业、住址、采访人、采访时间、采访地点、资料种类、备注等。如有条件,在备注栏内要写明资料的价值、可靠程度、是否已经鉴别等,供以后考证和利用时参考。

  2.建卡归类

  为了方便汇编资料和编写工作,按照编写提纲,每章为一类,按照一事一卡的原则,按章归类,资料笺上的类别即为编写提纲中各章的章名。若原一张卡片记两件或几件事的要分开。全文复印或抄录的,若有必要,也按一事一卡的原则进行整理。卡片建立后,要将之分别归入基本篇目的类别中,便于采摘利用。对于图件、照片、图像等,按照资料编目归类,分别装订到相应的资料中去,不另行造册,以便使用。

  为了便于查阅,归类时可根据章、节编制代号,标于卡片上,如5—4,代表第五章第四节。

  3.立卷保存

  从管理、利用相结合的角度考虑,对通过建卡归类的大量资料必须仔细核对,分章装袋。资料装袋不能跨章,但一章资料可装数袋。各袋资料均在袋面附上本袋资料的目录.内容包括:序号(即指该资料在本袋资料中的顺序号)、资料名称、登记流水号等,这些都应与“资料登记簿”一致。

  无论是从什么渠道搜集来的资料,都要一律按照一事一卷编号储存。这样,撰写时只需取出此卷,便可获得查阅、考订、研究某事的全部资料。

  4.资料汇集

  采用排列的方法,把同类的原始资料进行初步的筛选和集中,根据志书篇目的顺序,对资料进行有条理的排列。汇集资料不仅比较系统而且保留着资料的原始性,极具存档价值。在微机中进行汇集更便于存储,也便于进一步的加工制作,为资料汇编或长编打下基础。

  5.专题资料汇编

  专题资料汇编是在资料立卷储存后,对所收集的资料进行的再加工。它在资料汇集的基础上,运用马克思主义的观点统率资料,记录某事物产生、发展、变化的全过程,剖析事物之间的内在联系和因果关系,揭示事物发展的规律。汇集专题资料,能够发现现有资料中的缺失、错讹之处,从而有利于对资料的补充、丰富和订正。

  6.资料长编

  资料长编是在比较系统、全面地占有资料并经过初步整理分类、选择和考订核实后,按照志书篇、章、节、目对资料进行的初步纂辑,以完成从资料收集到志书试写的过程。它是资料整理工作的最后阶段,具有半成品的性质。长编是志书正式编纂的一次练兵,有利于发现问题,避免在正式编纂志书时出现大的失误。泉州市级专志(部门志)编好送审时,要求一同报送资料长编,以便审核。

  方志资料长编,就是按照志书确定的篇目要求形成的粗具条理的书稿。长编不同于一般的资料汇编。一般资料汇编,可以列出一些专题,各专题之间不一定有密切联系,没有纲目统摄。而长编则已经初步具备了条理化、系统化,是由资料到志稿之间质变过程中的一种过渡形体。这种过渡形体具有两个基本特征:即基本按照志书的篇目编写,基本保持资料原始面貌(长编里允许保留未经加工的资料原文)。

  整理方志资料长编的作用主要有5点:(1)对资料搜集工作的全面检查。资料搜集得齐备不齐备,有没有广度和深度,很难把握。通过整理长编,把分散的资料,按照篇目对号入座,纳入各个章节之中。当资料对号入座之后,就很容易发现:某章某节,或某个目的资料不足,或者有空缺,进而弥补前段资料工作的疏漏。(2)为总纂提供 经验。为避免从资料直接进入总纂可能出现的大改动,甚至推翻重来,造成人力、物力和时间巨大浪费的情况发生,提供可靠的保障。(3)为总纂提供完整、坚实的资料基础。有了一个资料完备的长编,编者在编纂时,就不必把过多的精力耗在临时查找资料、补充资料上,而是专心致志于推敲笔削。这样就大大提高效率。(4)因为长编基本上采录资料原文,这就为志稿的审查提供资料依据。一般不需要再去查核资料卡,只要给审稿人提供一份长编即可,这就给志稿的审定工作带来很大便利。(5)为本单位、本系统保留一部比志书成稿的字数多数十倍以上的资料。志书受篇幅所限,容纳资料的量是有限的,而长编的容量,一般为志稿的三四倍,一旦志书定稿,长编可以存档,仍然可以发挥它的使用价值,为本单位、本系统提供服务。

  长编的质量要求和志稿的质量要求大体一致,要求观点正确、资料翔实、体例完备、结构合理、特点突出。与志稿不同之处在资料的容量上超出志稿三四倍,而且基本采录资料原文,保持资料原貌,文字上不做什么修饰。并强调一定要逐一注明资料出处,无资料出处的长编,既不能成为笔削成书的基础,也不能成为审改志稿的依据。

  编写长编有助于熟悉有关资料的存放卷号、数量和内容。只有对资料了若指掌,才能运用自如。可以选择某一段进行试写,由大家评议,统一认识、统一要求,然后全面铺开。

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